製作の前と後に、個人の発注には無い手続きが入ります
会社の名前で出すと、相談から納品までの間に、社内の承認、注文書、納品後の検収という3つが足されます。この3つは、こちらの作業ではなく、そちらの社内で動く分です。
ここで時間が動くのは製作ではなく承認のほうです。絵柄が決まっているのに発注がかからない日が出るのは、承認に回す紙がまだ無い場合がほとんどです。だから会社の名前で出すときは、見積書を早い段階で欲しがられます。数量が固まる前でも出せるので、承認に回す紙だけ先に取りに来ていただいて構いません。
渡す日から逆算するときも、製作の分だけでなく承認の分を見ておきます。社内で何回回るか、いつの会議に乗るかはこちらからは見えないので、そこだけ先に教えてください。会議の日が決まっているなら、その日に間に合う形で見積書を出します。
見積書は、数量が固まる前に出せます
見積書に数が1つしか書けないわけではありません。100個か300個か決まっていないなら、その幅のまま段で並べた見積書を出します。幅があるほうが、社内で数を削る判断も増やす判断もできます。
見積書に並ぶ欄を先に出しておきます。
- 宛名
- 正式な社名と、部署名です。御中にするか、担当者名まで入れるかも書いてもらえればその形で出します。社名の表記（株式会社を前に置くか後ろに置くか）は、経理が通す書類と揃えてください。
- 数量ごとの単価
- 何個作るかで動く、1個あたりの費用です。数の段を何段か並べます。
- 版代・型代
- 品目によって入る欄です。絵柄ごとに要るのか、品目に一度だけ要るのかで、絵柄を増やしたときの動き方が変わります。
- サンプル代
- 本生産の前に現物を確かめる分です。グッズ作戦室では、ここを飛ばしません。
- 送料
- できあがった物を届ける分です。会場や店舗に直接送る場合は、送り先ごとに分けて書けます。
- 納期
- 絵柄が決まってから届くまでの日程です。検品と袋詰めの日は含めず、別に見ます。
- 有効期限
- 見積書に入る日付です。承認が先に延びると、材料の値段が動いて出し直しになることがあります。会議の日が決まっているなら、その日に合わせて期限を取ります。
社内で見られるのは、総額より数の段のほうです
承認を取る場で比べられるのは、1つの総額ではなく、数を増やしたときに1個あたりがどこで変わるかです。段が並んでいれば、予算に合わせて数を下げる判断も、1段上げたほうが得だという判断も、その紙の上でできます。
段のどこで下がるかを決めているのは、版代・型代のように一度だけかかる欄です。この欄が入る品目は、数が少ないと1個あたりに重くのしかかり、数が増えると薄まります。版も型も要らない品目は段の動きが小さいので、数を削っても1個あたりがあまり変わりません。数を削られる可能性がある案件は、版や型の要らない品目に寄せておくと、削られたあとも形が崩れません。
数を減らす相談は、承認が下りたあとでも構いません。製作に入る前であれば、減らした数で出し直します。
支払いの条件は、見積もりを頼む段階で教えてください
締め日と支払日が決まっている会社が多いので、その条件を先に書いてください。例えば月末締めの翌月末払い、請求書の到着が何日までならその月に乗る、といった形です。
こちらは、できあがった物を送る前にお支払いをいただく形です。見積金額によって前払いの形が変わるので、金額と一緒にお伝えします。お支払い方法と時期は特定商取引法に基づく表記に書いてあります。社内の流れが納品後の支払いだけという場合は、そこが合うかどうかを先にすり合わせます。合わないまま進めると、承認が下りているのに製作に入れない日が出ます。
請求書を1枚にまとめるか、品目ごとに分けるか、送り先ごとに分けるかも選べます。経理に出しやすい形を言ってもらえれば、その形で出します。
経理と購買に出す紙は、様式に合わせます
取引先として登録する用紙、口座の届、注文書の控えのように、会社ごとに決まった様式があります。送ってもらえれば、登記や口座の情報はこちらで書いて返します。
見積書、納品書、請求書は株式会社FSプランニングの名義で出ます。法人の名義で紙が出るので、社内で立て替えてもらう形を取らずに進められます。
納品書を物と一緒に入れるか、別に送るかも決められます。会場に直送したときは、納品書が現場で開封されるので、金額の入った紙を同梱しない形も取れます。
決める人と、絵柄を確認する人は別です
会社の名前で出す案件では、やりとりする相手は本人ではありません。ここで往復が増えるのは、確認が本人、マネージャー、社内のデザイン担当に散るときです。
先にやっておくと効くのは、確認を受ける窓口を1人に決めることと、本人に回すものと担当者だけで決められるものを分けておくことです。
- 本人に回すもの名前の表記、載せる写真の選び、立ち絵の直し。本人以外が決めると差し戻しになります。
- 担当者だけで決められるもの品目、数、裏の金具、袋、箱の送り先。ここを本人に回すと往復だけ増えます。
- サンプルを見る人と場所事務所に送るか、担当者の手元に送るか。本人に見せる必要があるなら、本人が事務所に来る日に合わせます。
本人に回すものをまとめておけば、本人の確認を1回で済ませられます。ここが分かれていないと、本人のスケジュールが空くのを待つ回数が増えます。
数が読める場面なら、版や型のある品目も選べます
会社の名前で出す案件は、動員や配る人数が先に分かっていることが多いです。数が読めるなら、絵柄ごとに版が要るTシャツや、枚数をそろえる織りのマフラータオルも選べます。数が読める側の相手だからこそ取れる品目です。
読めないときは、缶バッジやアクリルのように、版も型も要らない品目から入れます。品目ごとに何から作れるかは品目から選ぶに並べてあります。
所属している方の売り場が配信と通販だけなら、会場の動員から数を読むことができません。その場合は受注の期間を先に開けて、入った数だけ作る形が取れます。進め方はYouTuber・配信者がグッズを作るにあります。
配る物と売る物が混ざる案件では、同じ品目を数で分けるより、配る側と売る側で品目を変えたほうが、どちらも余りません。配る側は32mmの缶バッジのように小さくて数を多く持てる物、売る側は75mmやアクリルスタンドのように1個で主役になる物です。配る側に売る物を混ぜると、会場でもらった人が買わなくなります。
余った分は、会社の棚に残ります
個人の発注と一番違うのがここです。売れ残りは会社の在庫になるので、棚卸しのときに残っている理由を説明することになります。
残っても出せる物にする方法は2つです。1つは、年号や「◯周年」「第◯回」を物そのものに入れないことです。日付は下げ札か台紙か袋のほうに刷れば、紙を替えて次の現場に出せます。もう1つは、絵柄のうち1種類だけ日付入りにして、残りを日付なしにすることです。
店舗や会場に置ける場所があるなら、年号を入れない1種類を定番にして、シーズンをまたいで売る形が取れます。置ける場所が無いなら、売り切れる数に寄せて、売れたら足せる品目を混ぜておきます。
名前・写真・ロゴの許諾を、社内のどこが出すか
所属するタレントの名前や写真を使う場合でも、許諾を出すのが社内のどこなのかが決まっていないことがあります。マネージャーが出すのか、権利を見ている部署が出すのかを先に確かめてください。ここが決まっていないと、絵柄が仕上がってから止まります。
外部のクライアントから受けた案件なら、クライアント側の確認も入ります。こちらに回ってくる確認の回数が1回増えるので、絵柄のデータを作り始める前に、確認の順番を決めておきます。
権利が他の人にあるキャラクターや、既製のデザインが入るものは扱っていません。無地のものに、自分たちで用意した絵や文字を入れる形で承っています。
窓口と、一往復でお返しするもの
事務所・企業の方は相談フォームが受け口です。メールは info@goods-sakusen.jp で、フォームと同じところに届きます。どちらも文字で残るので、言われた数量を書き取る必要がありません。聞いたうえで今回は見送る、でも構いません。
最初にうかがうのは5つです。品目、数（幅で構いません）、渡す日、見積書の宛名、絵柄のデータが手元にあるかです。全部埋まっていなくて構いません。渡す日だけでも、間に合うかからお答えします。
送る一通目は、こう書けば足ります。「◯月◯日のイベントで配る物を探しています。数は200〜400で、まだ社内で固まっていません。見積書の宛名は株式会社◯◯ ◯◯部です。来週の会議に出したいので、幅のまま見積書をいただけますか。」
本人が自分の名前で作る場合は、決める順番が入れ替わります。そちらは本人（個人）でグッズを作るに分けて書いてあります。